Duplicate și copii legalizate: definiții, diferențe, procedura de obținere și importanța juridică

În domeniul juridic, noțiunile de duplicate și copii legalizate sunt frecvent utilizate și adesea confundate, însă acestea au semnificații și aplicabilități distincte. În acest articol, vom analiza principalele diferențe dintre cele două, procedurile de obținere și contextul în care acestea sunt utilizate.

Ce este un duplicat?

Un duplicat este o copie a unui act original, emis de o autoritate competentă, care are aceeași valoare juridică și putere doveditoare ca documentul original.

Conform Codului de Procedură Civilă, duplicatele de pe înscrisurile notariale sau alte înscrisuri autentice, eliberate în condiţiile prevăzute de lege, înlocuiesc originalul şi au aceeaşi putere doveditoare ca şi acesta.

O definiție mai cuprinzătoare a noțiunii de duplicat, în materie notarială, regăsim în Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici:

Duplicatul reprezintă redarea fidelă a conţinutului actului şi a încheierii notariale, cu excepţia semnăturii părţilor şi a notarului instrumentator. În locul semnăturilor originale ale părţilor şi a notarului public instrumentator se menţionează numele şi prenumele fiecărui semnatar.

Pentru se putea emite un duplicat, este necesar ca originalul să fie deja înregistrat sau certificat de o anumită autoritate, care este competentă să elibereze un duplicat. Cu alte cuvinte, doar actele autentice, adică eliberate de o anumită instituție, pot fi duplicate.

În materie de acte notariale, dacă originalul a fost rectificat, duplicatul cuprinde atât conţinutul actului inițial, cât şi pe cel al încheierii de rectificare.

De obicei, situația premisă pentru eliberarea unui duplicat este că actul original a fost pierdut, furat sau deteriorat.

Exemple de duplicate:

• duplicate ale actelor notariale: actele notariale se emit într-un singur exemplar original și în mai multe exemplare duplicate, toate având aceeași putere doveditoare; notarul sau instituția care are actul original în arhivă, poate emite duplicate și ulterior, la cererea persoanei interesate;
• duplicate ale certificatelor de stare civilă;
• duplicat al permisului de conducere;
• duplicat al cardului de sănătate;
• duplicate ale actelor de studii;
• duplicate ale autorizațiilor/atestatelor legale; etc.

Duplicatul are caracteristici identice cu originalul, dar este, de fapt, o copie emisă de autoritatea care a eliberat documentul inițial.

De regulă, duplicatul conține o mențiune că este un „duplicat” și poate fi emis doar în urma unei proceduri de îndeplinit de către solicitant.

Ce este o copie legalizată?

O copie legalizată este o copie a unui document original, certificată de un notar public sau de altă autoritate competentă, care atestă faptul că respectiva copie este conformă cu originalul. Autoritatea care certifică această conformitate cu originalul trebuie să verifice, în mod nemijlocit, documentul original.

Copia legalizată nu se bucură de aceeași putere doveditoare ca originalul sau duplicatul.

Conform Codului de procedură civilă, copia, chiar legalizată, de pe orice înscris autentic sau sub semnătură privată nu poate face dovadă decât despre ceea ce este cuprins în înscrisul original, iar dacă este imposibil să fie prezentat originalul sau duplicatul înscrisului autentic ori originalul înscrisului sub semnătură privată, copia legalizată de pe acestea constituie un început de dovadă scrisă.

Notarul poate legaliza atât acte originale aflate în arhiva sa, cât și alte acte originale care îi sunt prezentate spre legalizare. Identificarea persoanei care solicită eliberarea copiei legalizate nu este obligatorie, dar aceasta trebuie să completeze o cerere.

Caracteristicile unei copii legalizate:

• este o copie de pe un act oficial (certificat, contract, act de identitate etc.);
• este însoțită de o mențiune semnată și ștampilată de notarul public, care confirmă că respectiva copie este identică cu originalul;
• poate fi necesară în situații legale sau administrative, cum ar fi depunerea la instanțe, înregistrarea unor acte în registre publice sau în cadrul unor proceduri administrative.

Exemple de copii legalizate:

• copii legalizate ale actelor de identitate: persoanele care doresc să depună documente în instanță sau la autoritățile publice pot prezenta copii legalizate ale actelor de identitate (buletin, pașaport);
• copii legalizate ale actelor notariale: în cazul în care un contract de vânzare-cumpărare sau un alt document semnat în fața unui notar trebuie prezentat unor autorități, de obicei se solicită o copie legalizată a acestuia, care rămâne în arhiva instituției publice.

Duplicate și copii legalizate: cum se obțin?

Pentru eliberarea unui duplicat, persoana interesată trebuie să se adreseze autorității care a emis documentul original. În general, procedura presupune completarea unui formular de cerere, prezentarea unui act de identitate valid și, în unele cazuri, plata unei taxe administrative. După verificarea informațiilor, autoritatea eliberează duplicatul documentului solicitat.

Atenție: în materia înscrisurilor autentice notariale, dacă pe actul original aflat în arhiva notarului public sau a Camerei există menţiunea revocării sau a anulării totale ori parţiale, nu se poate elibera duplicat de pe acesta. În acest caz, se poate elibera copie legalizată de pe documentul arhivă.

Pentru a obține o copie legalizată, persoana interesată trebuie să prezinte documentul original la notarul public, care va realiza copia și va adăuga mențiunea de legalizare, după ce vede originalul și se asigură de conformitatea sa. Procedura presupune, de obicei, achitarea unei taxe notariale și poate dura câteva minute sau ore, în funcție de complexitatea documentului. În unele cazuri, poate fi necesară prezența martorilor sau autentificarea semnăturii.

Atenție: nu se pot elibera copii legalizate de pe înscrisurile care conțin corecturi, ștersături, adăugări, cuvinte tăiate sau alte particularități, dacă nu sunt confirmate prin semnătura și sigiliul autorității care le-a întocmit sau, după caz, semnătura părților. În cazul în care înscrisul prezintă alte particularități, care nu afectează conținutul sau forma actului ori acesta este plastifiat, în încheierea de legalizare a copiei se fac mențiunile corespunzătoare acestor particularități.

Ce fel de copii se pot legaliza?

Conform regulamentului de aplicare a legii notarilor, se pot legaliza copii atât de pe un act în întregime, cât și de pe părți determinate ale acestuia, cu condiția să nu se denatureze înțelesul integral al înscrisului. Pe copia legalizată și în încheierea de legalizare a acesteia se face mențiunea corespunzătoare.

Se poate legaliza un înscris sub semnătură privată?

Da, se poate legaliza.

Înscrisul sub semnătură privată este un act care poartă semnătura părților, indiferent de suportul său material. Acest act nu este supus niciunei alte formalități, adică nu implică intervenția unei autorități publice pentru a-i conferi validitate, în afara excepțiilor anume prevăzute de lege.

Dacă se eliberează o copie legalizată de pe un înscris sub semnătură privată, încheierea cuprinde mențiunea că înscrisul de pe care s-a eliberat copia este sub semnătură privată.

Care sunt taxele pentru obținerea unui duplicat sau al unei copii legalizate?

Taxele pentru emiterea unui duplicat variază în funcție de tipul documentului și de autoritatea care îl eliberează. De obicei, există o taxă administrativă stabilită de fiecare instituție în parte.

Taxele pentru copiile legalizate sunt reglementate prin tariful notarial și depind de tipul documentului și de complexitatea serviciului. De obicei, notarul va aplica o taxă fixă sau pe bază de tarif orar.

Pot solicita mai multe duplicate sau copii legalizate ale unui document?

Puteți solicita doar un singur duplicat, care va înlocui originalul.

Dar puteți obține mai multe copii legalizate ale aceluiași document, atâta timp cât documentul original este disponibil pentru verificare de către notarul public.

Care este diferența dintre duplicate și copii legalizate?

Principalele diferențe între duplicate și copii legalizate constau în puterea doveditoare și procedura de obținere, specifică fiecărui tip de act.

Duplicatul este o copie emisă de autoritatea care a eliberat documentul original, având aceeași valoare juridică ca și originalul. De exemplu, un duplicat de certificat de naștere sau permis de conducere.

Copiile legalizate sunt copii ale unui document original, care sunt certificate de un notar public sau altă autoritate competentă ca fiind conforme cu originalul. Acestea nu au aceeași valoare juridică ca originalul, dar sunt valabile în proceduri legale sau administrative.

Duplicate și copiilor legalizate: importanța juridică

Ambele tipuri de documente au importanță juridică semnificativă, dar se utilizează în contexte diferite:

• duplicatele sunt esențiale atunci când un document original este pierdut, distrus sau inutilizabil; acestea oferă persoanei dreptul de a demonstra autenticitatea unui act oficial, fără a fi necesară reluarea completă a procesului de obținere;
• copiile legalizate sunt adesea utilizate în proceduri legale sau administrative unde trebuie asigurată confirmarea autenticității unei copii, dar unde nu este posibilă sau necesară prezentarea documentului original.

În concluzie, diferențele dintre duplicate și copii legalizate sunt relevante pentru înțelegerea modului în care se folosesc documentele în cadrul sistemului juridic.

Un duplicat are valoare egală cu originalul și este emis de autoritatea care a creat documentul, în timp ce o copie legalizată este o copie a unui document oficial, certificată de un notar pentru a confirma autenticitatea sa.

Alegerea între utilizarea de duplicate sau copii legalizate depinde de contextul în care este necesar documentul și de cerințele autorității sau instituției care îl solicită.

Duplicate și copii legalizate: în ce legi scrie despre?

Codul de procedură civilă

Art. 285.

Duplicatele de pe înscrisurile notariale sau alte înscrisuri autentice, eliberate în condiţiile prevăzute de lege, înlocuiesc originalul şi au aceeaşi putere doveditoare ca şi acesta.

Art. 286.

(1) Copia, chiar legalizată, de pe orice înscris autentic sau sub semnătură privată nu poate face dovadă decât despre ceea ce este cuprins în înscrisul original.

(2) Părţile pot să ceară confruntarea copiei cu originalul, prezentarea acestuia din urmă putând fi întotdeauna ordonată de instanţă, în condiţiile prevăzute la art. 292 alin. (2).

(3) Dacă este imposibil să fie prezentat originalul sau duplicatul înscrisului autentic ori originalul înscrisului sub semnătură privată, copia legalizată de pe acestea constituie un început de dovadă scrisă.

(4) Copiile de pe copii nu au nicio putere doveditoare.

(5) Extrasele sau copiile parţiale fac dovada ca şi copiile integrale sau copiile asimilate acestora, însă numai pentru partea din înscrisul original pe care o reproduc; în cazul în care sunt contestate, iar originalul este imposibil să fie prezentat, instanţa are dreptul să aprecieze, în limitele prevăzute la alin. (3) şi (4), în ce măsură partea din original, reprodusă în extras, poate fi socotită ca având putere doveditoare, independent de părţile din original care nu au fost reproduse.

Legea notarilor publici și activității notariale nr. 36/1995

Art. 155. 

(1) La cererea părţii, notarul public poate elibera un duplicat al unui act original aflat în arhiva sa.

(2) În textul duplicatului se reproduc cuvânt cu cuvânt atât cuprinsul înscrisului, cât şi cel al încheierii prin care s-a încuviinţat întocmirea înscrisului original. În locul semnăturii originale se menţionează numele de familie şi prenumele fiecărui semnatar.

(3) Duplicatul are aceeaşi forţă probantă ca şi înscrisul original.

(4) Competenţa eliberării duplicatelor de pe actele emise de notariatele de stat sau de alte organe cu activitate notarială aparţine instituţiei care a preluat arhiva acestora.

 Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici şi a activităţii notariale nr. 36/1995, din 24.07.2013, parte integrantă din Ordin 2333/2013

Art. 311.

(1) Cererea pentru legalizarea copiei de pe un înscris cuprinde numele, prenumele și adresa solicitantului, identificarea înscrisului a cărui copie se cere a fi legalizată și numărul de exemplare cerut.

(2) Un exemplar al copiei legalizate se reține la dosar.

(3) Nu se pot elibera copii legalizate de pe înscrisurile care conțin corecturi, ștersături, adăugări, cuvinte tăiate sau alte particularități, dacă nu sunt confirmate prin semnătura și sigiliul autorității care le-a întocmit sau, după caz, semnătura părților.

(4) În cazul în care înscrisul prezintă alte particularități care nu afectează conținutul sau forma actului ori acesta este plastifiat, în încheierea de legalizare a copiei se fac mențiunile corespunzătoare acestor particularități.

(5) Identificarea persoanei care solicită eliberarea copiei legalizate nu este obligatorie.

(6) La cererea părților, a succesorilor sau reprezentanților acestora, precum și a altor persoane care justifică un drept sau un interes legitim, notarul public eliberează copii legalizate de pe actele originale existente în arhiva biroului notarial. Pentru actele notariale întocmite în mai multe exemplare originale, copia legalizată din arhivă se eliberează de pe exemplarul original aflat în arhivă. Pentru actele notariale întocmite într-un singur exemplar original, copia legalizată din arhivă se eliberează de pe duplicatul actului aflat în arhivă.

(7) Copia legalizată din arhivă va cuprinde toate mențiunile făcute pe actul notarial original din arhivă în intervalul cuprins între data întocmirii actului original și data întocmirii copiei legalizate, cum ar fi rectificări, revocări totale sau parțiale ori anulări. Dacă originalul actului a fost rectificat, copia legalizată cuprinde atât textul actului original, cât și al încheierii de rectificare.

(8) Dispoziţiile alin. (7) se aplică în mod corespunzător şi în cazul copiilor certificate eliberate de pe actele notariale aflate în arhivele Camerelor.

Art. 312.

(1) Se pot legaliza copii atât de pe un înscris în întregime, cât și de pe părți determinate ale acestuia, cu condiția să nu se denatureze înțelesul integral al înscrisului.

(2) Pe copia legalizată și în încheierea de legalizare a acesteia se face mențiunea corespunzătoare.

Art. 313.

Dacă se eliberează o copie legalizată de pe un înscris sub semnătură privată, încheierea cuprinde mențiunea că înscrisul de pe care s-a eliberat copia este sub semnătură privată.

Art. 314.

(1) Textul copiei care urmează să fie legalizată trebuie scris în continuare, fără spații libere, în afară de cazul în care pentru întocmirea copiei se folosesc imprimate tipizate sau fotocopii.

(2) Pentru a se înlătura posibilitatea unor denaturări ulterioare în copiile legalizate, imediat după textul înscrisului care se legalizează se aplică parafa cu textul: „legalizarea pe verso” sau, după caz, „urmează în continuare legalizarea”.

Art. 315.

(1) Încheierea de legalizare a copiei de pe un înscris întocmit într-o altă limbă decât cea română se semnează de notarul public care a făcut confruntarea, în cazul în care limba străină este limba sa maternă sau pentru care a fost autorizat ca interpret și traducător. În cazul în care confruntarea se face de către un interpret și traducător autorizat, încheierea se semnează de acesta în fața notarului public, în afară de cazul în care interpretul și traducătorul autorizat are depus specimenul de semnătură la biroul notarial. La încheiere se anexează traducerea în limba română a înscrisului, certificată de traducătorul autorizat.

(2) Copia înscrisului tradus în limba română se anexează la exemplarul traducerii acestuia, care rămâne în arhiva notarului public.

Art. 316.

(1) Copia legalizată a unui înscris pentru a cărei colaționare cu originalul se cere o pregătire de specialitate se eliberează pe baza colaționării de către un expert desemnat de notarul public.

(2) În cazul prevăzut la alin. (1), încheierea de legalizare se semnează de notarul public și de expert.

Art. 317.

(1) Încheierea de legalizare de pe copiile care se eliberează părților se scrie, după caz, pe versoul înscrisului care se legalizează, dacă acesta are o singură filă, sau în continuarea acestuia, în cazul în care textul este scris și pe verso sau pe mai multe file în continuare.

(2) Înscrisul cuprinzând mai multe file va fi cusut, legat sau broşat. În acest caz, precum şi dacă pentru întocmirea încheierii se foloseşte un adaos, sigiliul notarului public se aplică între filele înscrisului şi, respectiv, parte pe fila înscrisului, parte pe adaosul folosit în condiţiile prezentului regulament.

Art. 328.

(1) Eliberarea duplicatelor se face în condiţiile art. 155 din lege.

(2) Duplicatul unui înscris notarial se poate elibera la cererea oricăreia dintre părţi, a reprezentantului legal sau convenţional, a succesorilor acestora, precum şi a oricărei persoane care justifică un drept sau un interes legitim.

(3) Duplicatul reprezintă redarea fidelă a conţinutului actului şi a încheierii notariale, cu excepţia semnăturii părţilor şi a notarului instrumentator. În locul semnăturilor originale ale părţilor şi a notarului public instrumentator se menţionează numele şi prenumele fiecărui semnatar.

(4) Pe prima pagină a duplicatului se aplică o parafă cu menţiunea „DUPLICAT”. După redarea fidelă a conţinutului actului, inclusiv a conţinutului încheierii notariale, se introduce formula de duplicat, cu următorul cuprins, sub care notarul public semnează şi aplică sigiliul: „Prezentul duplicat al actului . .., cu nr. , din data , încheiat de către notarul public . .., se eliberează la cererea lui , în calitate de . .., domiciliat în . .., identificat cu . .., CNP . .., într-un număr de . .. exemplare, de . .., notar public, şi are aceeaşi forţă probantă ca originalul. Onorariul în sumă de . .. lei s-a încasat cu chitanţă/bon fiscal/ordin de plată nr. . .. .”

În cazul înscrisurilor prevăzute la art. 101 din lege, formula de duplicat va avea următorul conţinut: „Prezentul duplicat al actului . .., cu nr. , din data , încheiat de către notarul public . .., se eliberează la cererea lui , în calitate de. .., domiciliat în . .., identificat cu . .., CNP . .., într-un număr de . .. exemplare, de . .., notar public, are aceeaşi forţă probantă ca originalul şi constituie titlu executoriu în condiţiile legii. Onorariul în sumă de. .. lei s-a încasat cu chitanţă/bon fiscal/ordin de plată nr. . .. .”

(5) Dacă originalul actului a fost rectificat, duplicatul cuprinde atât conţinutul actului, cât şi pe cel al încheierii de rectificare.

(6) Dacă pe actul original aflat în arhiva notarului public sau a Camerei există menţiunea revocării sau a anulării totale ori parţiale, nu se poate elibera duplicat de pe acesta. În acest caz, se poate elibera copie legalizată din arhivă, în condiţiile din prezentul regulament.

(7) În cazul cererii de eliberare a unui duplicat de pe actele autentice încheiate într-un singur exemplar original, altul decât cele eliberate la autentificare, încheierea de eliberare a duplicatului va primi număr distinct din registrul general şi va purta data eliberării, pentru fiecare exemplar eliberat.

(8) Eliberarea duplicatului de pe actele autentice întocmite într-un singur exemplar original se face de pe actul autentic, conform art. 225 alin. (6), păstrat în arhiva notarului public.

Ordinul nr. 98/2015

pentru aprobarea procedurii de eliberare, a modalităţii de suportare a cheltuielilor aferente producerii şi distribuţiei cardului duplicat către asigurat, precum şi a modalităţii de acordare a serviciilor medicale, medicamentelor şi dispozitivelor medicale până la eliberarea sau în cazul refuzului cardului naţional de asigurări sociale de sănătate

 (1) În sistemul de asigurări sociale de sănătate se eliberează cardul duplicat ca urmare a solicitării persoanei asigurate, după cum urmează:

a) în cazul pierderii, furtului sau deteriorării cardului naţional emis iniţial;

b) în cazul modificării datelor personale de identificare ulterior datei de emitere a cardului naţional emis iniţial;

c) alte situaţii justificate;

d) în cazul în care cardul naţional emis iniţial prezintă defecţiuni tehnice, erori ale informaţiilor înscrise sau care nu poate fi utilizat din motive tehnice de funcţionare, confirmate de casa de asigurări de sănătate;

e) în situaţii justificate rezultate din derularea procesului de distribuţie a cardului naţional emis iniţial.

(2) În situațiile prevăzute la alin. (1) lit. a) –d), titularul sau, după caz, reprezentantul legal ori împuternicitul acestuia solicită eliberarea cardului duplicat pe baza unei cereri adresate casei de asigurări de sănătate în a cărei evidență se află persoana respectivă, însoțită de documentele prevăzute la art. 4.

(3) Emiterea cardului duplicat se face în termen de 30 de zile de la depunerea cererii la casa de asigurări de sănătate unde este luat în evidență asiguratul.

(4) Până la data la care asiguratul intră în posesia cardului duplicat, dar nu mai târziu de 30 de zile de la data emiterii acestuia, acordarea serviciilor medicale, medicamentelor și dispozitivelor medicale se realizează pe baza unei adeverințe de înlocuire a cardului național eliberate de casa de asigurări de sănătate în evidența căreia se află persoana asigurată.

Nota bene

cu privire la articolul despre duplicate si copii legalizate

Considerați acest material ca fiind unul cu titlu informativ și general!

Informațiile de mai sus sunt mult simplificate pentru a fi accesibile unui public neinițiat. Astfel, nu au fost prezentate toate situațiile particulare ce pot apărea în legătură cu subiectul expus; pentru asta s-au scris tratate de drept.

Materialul este actualizat la momentul publicării; legislația poate suferi modificări, drept care vă revine Dvs. să verificați cu atenție acest aspect!

Autoarea nu este responsabilă, sub nicio formă, cu privire la modul cum înțelegeți, cum interpretați și cum alegeți să folosiți informațiile de mai sus.

Consultați în mod direct un avocat înainte de a lua orice decizie cu privire la speța Dvs.!

articol scris de

 Adelina LUPU, avocat

SURSA FOTO 

interior: pagina de Facebook a 

Cabinetului de Avocat Geanina DRIAN

copertă: pixabay.com